ビジネスメールの件名も大事ってご存じですか？
実際に着信メールを確認する優先順位を決めるときや、メールでタスク管理する方は特に件名は重要なのです。
そこで本記事では、メールの件名をつけるポイントやシーンごとの件名の例を解説します。
メールは件名も大事な理由
毎日届く大量のメールには、急ぎの用件もあれば迷惑メールが紛れ込んでいることもあるでしょう。
着信順に1件ずつ対応していると他の業務に差し支えます。
メールの件名を軽視してはいけない大きな理由として次の3つがあげられます。
メールの件名で優先順位
大量のメールを効率よく捌くには、メールを1件ずつ開かずに差出人名と件名で急ぎや大事な要件を判断し、優先順位をつけて対応します。
ですから、件名はメールを開かずとも用件が具体的にわかるようにつける必要があります。
また、メールでタスク管理する方もいるので、1通のメールに1つの用件にしましょう。
件名を検索や管理に使用
きちんとメールの内容が件名に反映されていると、メールの送信者と受信者の両者とも次の点で役に立ちます。
- メール検索
- タスク管理
- メールの整理
件名なしは迷惑メールに？
受信者側のメール設定で、「件名なしメール」を迷惑メールと自動判断される場合もあり注意が必要です。
相手から指定がない限り、件名なしでメールを送るのはマナー違反とも言えるでしょう。
メール受信側からすると、件名がないと開くのを躊躇しますよね。
件名のポイント
メールの件名で受信者が優先順位を決めたりします。
そのうえで、件名をつける具体的なポイントは次の通りです。
用件を具体的に一目でわかるように
件名は、メール受信者に何をしてほしいのか簡潔に伝わるようにします。
たとえば会議の日程調整の場合、次のような件名だとどうしてほしいのかメールを開かないとわからないですよね。
件名：会議について
いつの何の会議？
会議の何について？
件名：〇〇会議のご相談
会議の何についての相談？
件名：日程調整の件
何の日程調整？
日程調整をどうするの？
件名を短くしようとするあまり、用件が分からないと意味がありません。
「何」を具体的に「どうしてほしい」のかを意識するといいでしょう。
文字数は15～20文字程度
メールの確認は、パソコンだけではなく外出先でタブレットやスマートフォンでも行います。
スマートフォンは画面も小さく1行の文字数も限られるので、件名の文字数は15～20文字程度が好ましいです。
件名が長いと表示が途中で切れて読みづらいため、できるだけ「具体的に」かつ「簡潔に」まとめましょう。
メールの件名には使わないほうがいい言葉や記号
特に社外へのメールの件名には使わないほうがいい言葉があります。
また、記号は目立ちますが多用しすぎると受信メール一覧の件名がゴチャゴチャし、機種依存文字はパソコンによって文字化けする場合があるので使わないほうがいいでしょう。
使わないほうがいい言葉
特に社外宛てのメールの件名には、あまり使わないほうがいい言葉があります。
下記の言葉は相手にとっては重要や緊急ではなかったり、強要してると思われる場合もあるからです。
使用する際には、お互い本当に必要な場合に限定しましょう。
- 【重要】
- 【緊急】
- 【至急】
- 【最優先】
- 【要返信】
使わないほうがいい記号
【】などの記号を活用すると視覚的にわかりやすくなります。
しかし、多用すると受信メール一覧の件名欄がゴチャゴチャした印象になり、逆にメールが埋もれてしまう可能性もあるので多用は避けましょう。
また、機種依存文字は、メール受信者側パソコンによって文字化けの可能性があります。
機種依存文字は、丸数字やローマ数字、センチメートルやキログラムなどの単位、特殊な記号などが該当します。
返信時「RE」は消さない・件名は変えない
メールの返信時、自動的に件名に「RE」が挿入されますが消さずにそのまま返信してください。
なぜなら、メール受信者側で件名でヒモ付けしていたり、タスク管理をしている場合があるからです。
また、メールを何往復か続けていると話題が変わる場合には、件名を変更しましょう。
シーンごとの件名例
メールの件名のポイントを押さえつつ、シーンごとの例を挙げていきます。
日程調整メールの件名
日程調整メールの件名は、「打ち合わせについて」や「日程の件」など、あいまいな表現は避けましょう。
- 何の日程調整をしたいのか（例：〇〇会議）
- 「日程調整」・「日程変更」（相手の優先順位が変わる可能性あり）
- 日時を入れる（例：〇月〇日打ち合わせ）
- あまり取引のない相手などへは会社名や氏名も付け加える
- 〇〇会議の日程調整(〇/〇まで)
- 〇〇会議のスケジュール調整依頼
- 【日程変更依頼】◯月◯日の打ち合わせ時間
- 〇〇の納期スケジュールご連絡
- 【ご挨拶のお願い】〇〇株式会社〇〇です
お願いメールの件名
お願いメールの件名は、依頼内容を明確に、急ぎの場合は期日も件名に入れます。
また、依頼する立場のため、命令口調にならないように配慮が必要です。
- 用件は簡潔かつ具体的に
- 相手にしてほしいアクション
- 期日があれば明記
- 〇月分請求書再発行のお願い
- 新商品○○の見積及びカタログ発送依頼
- 〇〇について面談のお願い｜〇〇株式会社
- 【ご回答ください】〇/〇懇親会ご参加について
- 〇〇のアンケートのお願い（〇/〇まで）
催促メールの件名
催促メールの件名は、早くメールを確認してほしくても【緊急】【至急】などは、相手にとっては緊急ではない場合もあります。
- 何の催促かを明確に
- 早めの対応を促すがゆえに高圧的な印象を与えない
- 「再送」や「念のため」など付け加えることにより、相手に確認を促す
- 【再送】〇〇御見積書のご依頼（〇月〇日締切）
- （念のため）納期について再確認のご依頼
- 〇月分御請求書のお支払いについて
お知らせメールの件名
- 情報の概要を簡潔にまとめる。
- 日時や場所が重要な場合は件名に含める
- 新製品発表会（〇月〇日開催）のご案内
- 価格改定のお知らせ（〇月〇日発注より）
- 〇〇プロジェクト進捗状況のご報告(〇月)
- 【〇〇】〇月〇日発送のご連絡
- 〇〇業務担当者変更のご連絡
お礼メールの件名
お礼メールの件名は、相手に何に対する感謝の気持ちであるかを明確に伝えることが重要です。
一目で内容が理解できるよう、簡潔かつ具体的に記述しましょう。
- 何のお礼かを具体的に
- 「御礼」や「お礼」といった言葉を入れる
- 具体的な日時や事柄を追記
- 〇月〇日〇〇打ち合わせのお礼｜株式会社〇〇
- 〇〇の見積・資料請求のお礼
- 〇〇へのご対応ありがとうございました
- 〇〇契約締結の御礼
- 昨日の懇親会お招きのお礼
お詫びメールの件名
お詫びメールの件名は、相手に不快な思いをさせたことや迷惑をかけたことに対し、誠意をもって対応するために、件名にも気を配りましょう。
.
- 具体的に何のお詫びかを簡潔に
- 「お詫び」や「謝罪」といった言葉を件名に入れる
- 発生した具体的な日付や時間、商品名、サービス名などを明記
- 【お詫び】○○の納期遅延について
- 商品初期不良のお詫びと交換品発送について
- 〇月〇日の〇〇についてお詫び申し上げます
回答メールの件名
メール以外でお問い合わせいただいた場合の回答メールの件名です、
（メールのお問い合わせに対する回答は、件名を変えずそのまま返信しましょう）
- 【ご回答】〇〇のご注文について
- 〇〇様｜お問い合わせいただいた〇〇の件
メールの件名についてのまとめ
ビジネスメールは、メールの件名で対応する優先順位を決めるので、メールの件名は大事！
メールの件名をつける大きなポイントは次の通りです。
- 用件を具体的に（何をしてほしいのか、日付など）
- 【重要】【緊急】などは多用しない
- 件名は変えない
メールの本文を一生懸命考えて力尽き、件名まで気が回らないこともあるでしょう。
しかし、メールの受信者の立場で考えるとメールの件名はとても大事です。
もうひと踏ん張り、件名までしっかり考えましょう！！
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